RENTRI: scatta l'obbligo di conservazione digitale dei documenti ambientali

Il Decreto Ministeriale 59/2023, insieme alle norme sulla digitalizzazione documentale sancite dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – supervisionate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) – definisce standard tecnologici innovativi con l’obiettivo di assicurare tracciabilità, sicurezza e conformità normativa nella gestione dei rifiuti aziendali.

Il sistema elettronico di tracciabilità dei rifiuti (RENTRI), che la vs azienda ha adottato in ottemperanza alla vigente normativa ambientale in qualità di PRODUTTORE DI RIFIUTI, obbliga enti e aziende coinvolte nella gestione dei rifiuti a registrare tutte le operazioni in modalità digitale.

In questo contesto, il Registro di Carico e Scarico dei rifiuti (ora Registro Cronologico Digitale) è diventato un documento informatico a tutti gli effetti, mentre il Formulario di Identificazione Rifiuti (FIR) lo diventerà a partire da febbraio 2026. Ciò significa che:

• i documenti informatici come Registro Carico Scarico e Formulari digitali (2026) non possono più essere gestiti in modalità cartacea e, di conseguenza, eventuali stampe dei movimenti non hanno più alcun valore legale in sede di ispezione;

• deve essere gestito e conservato esclusivamente in formato digitale, secondo le normative vigenti per i documenti elettronici.

Dal 2026 gli obblighi relativi a Tenuta e Conservazione digitale saranno applicati, appunto, anche al FIR (Formulario Identificazione Rifiuti).

Conservazione digitale a norma 

La conservazione digitale a norma garantisce nel tempo l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’integrità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti digitali.

Il processo è regolato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che stabilisce le modalità operative, le specifiche tecniche e i modelli organizzativi da seguire.

In particolare, la conservazione digitale deve essere adottata secondo procedure specifiche che garantiscano:

• autenticità e integrità: i documenti devono essere conservati in modo che non possano essere alterati o modificati;

• immodificabilità: una volta creato e registrato il documento, esso deve essere protetto da ogni tentativo di manipolazione;

• accessibilità e leggibilità: i registri devono essere archiviati in formati che garantiscano la loro fruibilità nel tempo, anche in caso di cambiamenti tecnologici futuri.

In linea con il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), i documenti informatici devono essere conservati presso sistemi di Conservazione accreditati AgID. Questi sistemi garantiscono che i documenti siano mantenuti in conformità con gli standard di sicurezza, protezione e accessibilità previsti dalla legge.

Gli operatori devono, dunque:

• avviare la Conservazione a norma, assicurando che i documenti siano sottoposti a un processo di Conservazione conforme alle normative vigenti;

• rivolgersi a fornitori certificati, utilizzando servizi di Conservazione offerti da fornitori accreditati, analogamente a quanto avviene per la Conservazione delle fatture elettroniche.

La Conservazione, così come per i documenti elettronici di tipo contabile ad esempio le fatture elettroniche, deve essere operata almeno una volta all’anno.

Tempi di conservazione per Registro Rifiuti e Formulari

Con il D.Lgs. 116/2020, che ha modificato il Testo Unico Ambientale (D.Lgs. 152/2006) recependo le direttive europee 2018/851 e 2018/852, i tempi di conservazione di registro di carico e scarico e formulari rifiuti sono stati ridotti da 5 a 3 anni.

Il Registro di Carico e Scarico Rifiuti deve quindi essere conservato per 3 anni dalla data dell’ultima registrazione.

Anche per i Formulari, dunque, il termine di Conservazione è di 3 anni, uniformandosi a quello dei Registri. Si vuole sottolineare come, ancora una volta, i FIR diventeranno digitali a partire da febbraio 2026.

La sua azienda, inoltre, deve dotarsi della figura del Responsabile della Conservazione e redigere il Manuale della Conservazione o integrarlo con l’inserimento dei dati relativi alla gestione del RENTRI.

Chi è il Responsabile della Conservazione

Il Responsabile della Conservazione è una figura prevista dalle normative in materia di Conservazione digitale per garantire la corretta Tenuta e Conservazione dei documenti digitali aziendali, anche quelli relativi alla gestione dei rifiuti.

È una figura in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, e deve essere un soggetto esterno e indipendente dal Conservatore (soggetto che esegue fisicamente la conservazione digitale).

La nomina del Responsabile della Conservazione è obbligatoria per tutte le aziende che gestiscono documenti in formato elettronico, inclusi i Registri di Carico e Scarico dei rifiuti. La persona che ricopre il ruolo deve garantire che questi ultimi siano disponibili e utilizzabili in caso di controlli o verifiche da parte delle autorità competenti.

Il responsabile si occupa di definire le politiche di archiviazione, verificare l’integrità e la leggibilità dei registri nel tempo, garantire l’adozione di sistemi sicuri di Conservazione e monitorare l’accesso ai dati per evitare manomissioni o perdite.

Il Manuale della Conservazione digitale

Il Manuale della Conservazione è un documento obbligatorio che descrive le modalità con cui l’azienda conserva i propri documenti digitali, tra cui, appunto, anche i Registri Cronologici dei Rifiuti e, dal 2026, i FIR.

Il manuale deve contenere tutte le informazioni relative alle procedure di Conservazione, come ad esempio i software utilizzati, i formati dei file, le misure di sicurezza adottate e le responsabilità interne.

Nel contesto della gestione dei rifiuti, il Manuale della Conservazione assume una particolare rilevanza poiché garantisce che tutte le operazioni di registrazione e Conservazione dei dati siano svolte in conformità con le normative vigenti.

ATTENZIONE:

il sistema RENTRI, così come predisposto dal Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica, non fornisce servizi di Conservazione digitale; pertanto, gli operatori devono affidarsi a fornitori esterni per garantire la conformità alla normativa.

Ambiente e Sicurezza s.r.l., attraverso la propria piattaforma digitale di interoperabilità con il RENTRI, provvede alla gestione della completa operatività della procedura di conservazione digitale del Registro di Carico e Scarico Rifiuti e dei Formulari di Identificazione dei Rifiuti.

I nostri consulenti sono a disposizione per ogni informazione.

Fonti: rentri.gov.it rifiutoo.com rifiutiguru.it